איך לחבר טופס באתר ל-CRM ולוואטסאפ, מקצה לקצה
מה קורה מהרגע שמישהו לוחץ "שלח" ועד שהוא מקבל הודעה בוואטסאפ ואתה רואה אותו ב-CRM. שלב אחרי שלב, כולל החלק שבו זה נשבר.
פנייה מהאתר מגיעה למייל. המייל נכנס בין עוד ארבעים. בערב, או מחר, מישהו פותח אותו, מעתיק שם וטלפון לאקסל, ומתקשר. עד אז הלקוח כבר שלח את אותה פנייה לשני מתחרים.
החיבור שמתואר כאן מחליף את הקטע הזה. הטופס שולח את הפרטים למערכת שרושמת אותם, מאשרת ללקוח בוואטסאפ שהפנייה התקבלה, ומודיעה לך. הכול בשניות, בלי שמישהו נוגע.
מה צריך שיהיה לך לפני שמתחילים
שלושה דברים. טופס באתר שיודע לשלוח לכתובת חיצונית (כל בונה אתרים סביר יודע: וורדפרס עם Elementor, Wix, Webflow, וגם טופס שנבנה בקוד). מקום לרשום את הפניות, Airtable או Google Sheets או Monday, לא משנה, העיקר שיש בו שדה טלפון ושדה סטטוס. וחשבון וואטסאפ שאפשר לשלוח ממנו הודעות אוטומטית. על זה עוד מילה בהמשך, כי כאן רוב האנשים בוחרים לא נכון.
ובאמצע: Make. זה הכלי שמחבר. הטופס לא יודע לדבר עם Airtable, ו-Airtable לא יודע לדבר עם וואטסאפ. Make מקבל מהאחד ומעביר לשני.
מה קורה, שלב אחרי שלב
- 01הלקוח לוחץ "שלח". הטופס שולח את הפרטים לכתובת ש-Make נתן לך. זה נקרא webhook, וזה כל מה שצריך לדעת על המילה הזאת: כתובת שמקבלת נתונים.
- 02Make מקבל את הפרטים ובודק אם הטלפון הזה כבר קיים אצלך. אם כן, מעדכן את הרשומה. אם לא, יוצר חדשה. השלב הזה הוא ההבדל בין מערכת לבין רשימה עם כפילויות, ורוב המדריכים מדלגים עליו.
- 03הרשומה נכתבת ל-CRM עם סטטוס "חדש", תאריך ושעה, ומאיפה הגיעה: איזה טופס, איזה עמוד.
- 04וואטסאפ ללקוח. "היי דנה, קיבלתי את הפנייה שלך לגבי מערכת לידים. אחזור אלייך עד מחר ב-12." עם השם שלה והשירות שביקשה, מתוך הטופס.
- 05הודעה אליך, או לקבוצת ניהול: שם, טלפון, מה ביקש, קישור לרשומה. לוחצים על הטלפון ומתקשרים.
- 06אם אף אחד לא שינה את הסטטוס תוך שעתיים, תזכורת. זה השלב שאף אחד לא מבקש בהתחלה וכולם שמחים עליו אחר כך.
הבור שכולם נופלים בו: איזה וואטסאפ
יש שתי דרכים לשלוח וואטסאפ אוטומטית. הראשונה, כלים כמו Green API, שמדמים וואטסאפ ווב. מקימים בחמש דקות עם סריקת QR, זול, ולמענה לפניות נכנסות זה עובד. אבל זה לא רשמי, ומספר שנשלחות ממנו הודעות למי שלא כתב קודם ייחסם. בלי ערעור.
השנייה, ה-API הרשמי של מטא, ישירות או דרך ספק כמו Wati. לוקח ימים להקים, יש אימות עסק, וכל הודעה יזומה חייבת להיות תבנית שאושרה מראש. בתמורה: לא נחסמים, ואפשר לשלוח לאלפים.
הכלל שאני עובד לפיו: תגובה לפניות נכנסות והתראות לעצמך, Green API, עם אזהרה כתובה על הסיכון. דיוור, נפח, או מותג שלא יכול להרשות לעצמו מספר חסום, הרשמי. ובכל מקרה, המספר של הבוט הוא מספר ייעודי. לא הנייד הפרטי שלך.
על הרשימה הזאת בנוי תרחיש שביעי שלא מופיע בשלבים למעלה: ניטור. משהו נופל, הודעה אליך, לפני שהלקוח מרגיש.
שאלות שעולות
אפשר בלי Make, ישירות מהטופס ל-Airtable?
יש טפסים שיודעים לכתוב ישירות ל-Google Sheets או ל-Airtable. אבל אז אין וואטסאפ, אין בדיקת כפילויות ואין תזכורות. זה הצעד הראשון, לא המערכת.
מה עם Zapier או n8n במקום Make?
אותו רעיון בדיוק. Make זול יותר לנפחים של עסק קטן, ויש לו עורך ויזואלי שבעל עסק יכול להבין. n8n טוב כשיש מי שמתחזק שרת.
הלקוח צריך לאשר לקבל הודעות בוואטסאפ?
כן. משפט אחד ליד כפתור השליחה, "בלחיצה אני מאשר קבלת הודעה בוואטסאפ", שומר על כולם. עם ה-API הרשמי זו גם דרישה של מטא.
ואם הטופס הוא בפייסבוק או באינסטגרם, לא באתר?
אותו מבנה. במקום כתובת שהאתר שולח אליה, Make מאזין לטופסי הלידים של מטא. השאר זהה.
רוב מה שכתוב כאן הוא לא הבנייה. זה מה שקורה כשמשהו לא בסדר. מי שבונה רק את המסלול המוצלח מגלה את השאר לבד, בדרך כלל באמצע חודש עמוס.