מעקב אחרי הצעות מחיר: האוטומציה הכי פשוטה שיש
שלחת הצעה, הלקוח שתק. מה קורה ביום 3, ביום 7 וביום 14 כשיש מערכת, ומה קורה כשהלקוח עונה באמצע.
הצעת מחיר נשלחה ביום ראשון. הלקוח אמר "נשמע מעולה, אני עובר על זה". שקט. ביום חמישי אתה חושב לכתוב לו, אבל לא רוצה להיראות לחוץ. בשבוע הבא שכחת. אחרי שלושה שבועות אתה נזכר, כותב, והוא עונה "סגרנו עם מישהו אחר, לא היה ממך המשך".
מכל האוטומציות שעסק קטן יכול לבנות, זו הפשוטה ביותר, וכמעט תמיד הראשונה שמחזירה את עצמה. כי אין בה שום דבר חדש. היא עושה מה שאתה כבר יודע שצריך, ולא קורה.
למה זה לא קורה ידנית
כי מעקב אחרי הצעה הוא משימה בלי טריגר. אין מייל שמגיע ואומר "עברו שלושה ימים". יש רק אתה, שצריך לזכור, ויש לך עוד עשרים דברים שצועקים יותר חזק. וגם כשזוכרים, יש את "מה לכתוב" ואת "אולי זה מוקדם מדי". מספיק שני חסמים קטנים כדי ששום דבר לא יקרה.
מה המערכת עושה
כל הצעה שנשלחת מקבלת שורה ב-CRM: לקוח, סכום, תאריך שליחה, סטטוס "נשלחה". מכאן רץ שעון.
- 01יום 3, אין תגובה. הודעה קצרה בוואטסאפ. "היי יוסי, רציתי לוודא שההצעה הגיעה ושהכול ברור. יש שאלה שאני יכול לעזור בה?" לא "האם החלטת".
- 02יום 7, עדיין שקט. הודעה שנייה, עם משהו שווה. תשובה לשאלה שלקוחות בדרך כלל שואלים בשלב הזה, או פירוט של מה כלול. לא לחץ. מידע.
- 03יום 14. הודעה אחרונה, ישירה. "אני מניח שזה לא הזמן הנכון. אם משהו ישתנה, ההצעה תקפה עד סוף החודש." הסטטוס עובר ל"רדום". ההצעה לא נמחקת.
- 04חודשיים אחרי. תזכורת אליך, לא ללקוח. "יוסי, הצעה מ-15 במאי, לא נסגרה. שווה לבדוק?" לא מעט עסקאות נסגרות בסבב הזה, כי בינתיים הלקוח גילה שהזול יותר לא עשה את העבודה.
- 05בכל שלב, אם הלקוח ענה, הכול נעצר. על זה מיד.
הבור שכולם נופלים בו: הלקוח ענה, וההודעה נשלחה בכל זאת
זה מה שהופך אוטומציה מועילה למביכה. הלקוח כתב ביום 5 "סגור, נתחיל בחודש הבא", וביום 7 הוא מקבל "רציתי לוודא שההצעה הגיעה". עכשיו הוא יודע שזה בוט, ושלא קראת מה שהוא כתב.
הפתרון לא מתוחכם, אבל חייב להיות: כל הודעה נכנסת ממספר שיש לו הצעה פתוחה משנה את הסטטוס ל"בטיפול" ועוצרת את השעון. אם הלקוח הגיב בטלפון ולא בוואטסאפ, מישהו צריך ללחוץ על כפתור. כפתור אחד. אם הוא לא נלחץ, ההודעה תצא.
ולכן הכלל שלי: הודעות המעקב מנוסחות כך שגם אם אחת יוצאת בטעות, היא לא מביכה. "רציתי לוודא שהכול ברור" עובד גם אחרי שסגרתם. "מחכה לתשובתך" לא.
שאלות שעולות
לא עדיף להתקשר במקום לשלוח הודעה?
כן, אם תתקשר. הטלפון שלא התבצע שווה פחות מהודעה שכן נשלחה. ומי שמעדיף, המערכת שולחת את התזכורת אליו במקום ללקוח: "יוסי, יום 3, תתקשר". ואז זה כבר תלוי בך.
כמה הצעות צריך בחודש כדי שזה ישתלם?
חמש. גם בחמש הצעות בחודש, אחת שנסגרת בגלל מעקב שלא היה קורה אחרת מחזירה את הבנייה.
אפשר לשלוח את ההצעה עצמה מהמערכת?
כן, וזה הצעד הבא: מסמך שנוצר מתבנית, נשלח, ומהרגע הזה השעון רץ לבד. זה כבר אוטומציה של מסמכים, שהיא נושא לעצמו.
רוב ההצעות שלא נסגרות לא נדחו. הן פשוט נשכחו, בשני הצדדים. מעקב לא משכנע אף אחד. הוא רק מונע את השכחה.